Notre série d’articles sur le télé-emploi se termine aujourd’hui avec ce dernier épisode qui vous présentera quelques logiciels et plateformes accessibles à tous pour travailler à distance. Dans cet article, nous ne vous fournirons pas une liste détaillée de tous les équipements matériels indispensables au Télé-emploi. Mais notez que vous devrez impérativement avoir un ordinateur de bonne qualité, un téléphone multimédia, et une mini caméra connectée à votre ordinateur du bureau ou portatif. Ce minimum est largement suffisant en termes de matériel, avec une connexion internet de bon débit.
Parlons maintenant des logiciels et des plateformes accessibles à tous. Que vous soyez un particulier ou une entreprise, un large éventail de choix vous est proposé sur le marché selon vos besoins et vos moyens. Notre but n’est pas de vous fournir la liste complète des logiciels disponibles sur le marché, mais de vous présenter, ne serait-ce que pour les débutants et les PME, quatre plateformes qui vous permettront de travailler depuis n’importe quel ordinateur connecté au Web.
1) G Suite de Google
Cette plateforme en ligne mis en service par la société Google offre tous les outils dont vous avez besoin pour travailler efficacement à distance. Cette suite modulable à votre souhait propose un outil d’organisation de réunions virtuelles ou visioconférence Google Meet, pouvant rassembler 250 participants où que vous soyez. Elle vous offre également des outils permettant de collaborer avec l’ensemble de votre équipe sur des documents, des présentations et des feuilles de calculs, en suivant chaque modification apportée grâce à l’historique des versions. G Suite vous donne également la possibilité de créer un agenda de groupe, d’organiser vos fichiers dans un espace de stockage partagé, et de garder le contact avec vos équipes à partir d’une plateforme de messagerie Google Chat. G Suite est une solution adoptée par une multitude d’entreprises de toutes tailles. Un essai gratuit de 14 jours est possible, et les tarifs commencent à partir de 5 euros, 3275 Francs CFA par utilisateur et par mois pour les entreprises. Pour les particuliers et les entrepreneurs en herbe qui sont à la recherche du tout gratuit, d’autres alternatives offrant des potentialités limitées existent, aussi bien chez Google que chez d’autres éditeurs de logiciels en ligne.
2) Teams de Microsoft
Si vous avez déjà installé dans votre ordinateur la suite logicielle Microsoft 365, anciennement appelée Office 365, Teams est la plateforme de travail en équipe à votre disposition. Associée à Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Publisher et Access, ainsi qu’à plusieurs autres services en ligne tels que Skype Enterprise fonctionnant sous le système d’exploitation Windows 10, la version gratuite de Teams permet de communiquer avec votre équipe en restant informés en permanence. En plus d’un espace de stockage de 10 Go de fichiers pour votre équipe et 2 Go par personne, les appels audio et vidéo intégrés pour les réunions individuelles, de groupe et de toute l’équipe ne sont pas en reste. Vous avez aussi la possibilité d’intégrer dans Teams et de manière illimitée, les applications et les services que vous aimez, afin de créer le carrefour en ligne du télé-emploi de votre entreprise. La version complète de Teams existe également pour les TPE, les PME, et les Grandes entreprises, moyennant des frais d’abonnement.
3) Zoho Remotely de Zoho Corporation
Faisant partie d’une suite d’applications tout-en-un baptisé Zoho One pour gérer l’ensemble d’une entreprise quel que soit sa taille, (Plus de 40 applications intégrées sur un seul compte, et plus de 50 millions d’utilisateurs dans le monde), Zoho Remotely met à votre disposition une boîte à outils de 11 applications qui permettent de communiquer et de collaborer à distance tout en restant productif. Vous y trouverez des outils de formations et de conférences en lignes (webinaires), les outils classiques de bureautique (traitement de texte, feuille de calcul, diaporamas), des applications de messagerie instantanée, des outils de visio-conférence, des logiciels de gestion des projets et de documents en ligne, puis un logiciel d’assistance de vos clients à distance. Gratuitement utilisable jusqu’au 1er juillet 2020 par solidarité à cause de la crise sanitaire du Coronavirus, le prix de Zoho Remotely sera bientôt annoncé, et il suivra la politique commerciale de Zoho offrant 30 jours d’essai gratuit pour Zoho One et 35 euros, 23 000 Francs CFA par employé et par mois pour l’ensemble du personnel d’une entreprise. Également interessant, l’application Zoho Recruit permettant de mener à bien tout un processus de recrutement en ligne avec un système de gestion de candidatures, un outil d’extraction des CV, les entretiens vidéo avec les postulants, et bien plus encore.
4) Zoom et tous les autres
En plus de ces trois plateformes de travail à distance que nous venons de vous présenter, il existe d’autres produits et services pour accompagner le passage de votre entreprise en « mode télé-emploi ». On vous parlera par exemple de Zoom qui est privilégié en ce moment pour les visioconférences, à cause de sa version gratuite limitée à 100 participants et 40 minutes par conférence.
Enfin, pour un nombre restreint d’utilisateurs et pour une durée limitée, vous pouvez tester d’autres solutions et services gratuits adaptés au cas de votre entreprise. JulieDesk la super secrétaire virtuelle qui prend les rendez-vous par Email, Zed la cybervalise diplomatique des fichiers et des documents confidentiels à envoyer par Email, Teamviewer le preneur en main de votre ordinateur resté au bureau à partir de chez vous et vice-versa, Trello, Asana ou Wrike pour gérer et organiser vos projets, Slack et Oolaop pour gérer les emails et communiquer en équipe, Smash et Filemail pour envoyer des fichiers très volumineux.
Attention ! Protéger vos données
Mais quoi qu’il en soit, assurez-vous d’abord que vos données ou une partie de vos données peuvent être légalement hébergées hors de votre entreprise. Sinon ne recourez pas aux solutions en ligne.
Ensuite, sécurité et protection des données obligent, ne communiquez votre identifiant et votre mot de passe à personne. Sécuriser vos documents personnels dans un dossier où vous seuls avez accès, et ne ranger dans le dossier « Public » que les fichiers à partager. Si vous travailler à plusieurs, cliquez sur votre fichier, puis sur l’option partager pour l’envoyer uniquement aux seuls contacts avec lesquels vous collaborez. Enfin, évitez de travailler sur les données confidentielles depuis un lieu public. Les murs ont peut-être des oreilles, mais ils ont aussi parfois les yeux. Voir notre article sur la mise en place d’une politique de protection des informations en cliquant ici.
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