Il n’est pas tard de réussir les entretiens annuels d’évaluation dans votre entreprise

Écoutez le résumé de l’article, si vous n’avez pas le temps de lire maintenant.

Le mois de Décembre 2022 vient de finir. C’est le moment de dresser le bilan de l’année passée, et de fixer les objectifs de l’année qui commence. Sur ces deux points, et en pensant à l’entretien qui est prévu entre moi et ma collaboratrice assistante de gestion le 20 janvier 2023, j’ai aussi pensé à vous. C’est alors que le titre de cet article, le premier de cette année, est venu dans mon esprit.

Pour vous les entrepreneurs et managers qui avez des collaborateurs et qui employez au moins une personne, je crois que le sujet vous intéressera, car les enjeux de vos entreprises en 2023 sont de taille. Vous voulez certainement faire mieux que l’année dernière n’est-ce pas ? Et par conséquent, tous vos collaborateurs doivent être motivés, mobilisés et surtout très engagés pour relever les défis destinés à contribuer au développement de vos entreprises sur plusieurs aspects n’est-ce pas ? Augmentation du chiffre d’affaires, hausse du bénéfice, création de nouveaux produits, partenariat stratégique, amélioration de votre efficacité professionnelle, recrutement des nouveaux collaborateurs, économies d’échelles, etc.

En ce mois de janvier 2023, c’est aussi le moment où vous devez répondre de manière objective et très précise aux questions suivantes : Les objectifs de 2022 ont-ils été atteints ? L’année 2022 a-t-elle été rentable ? Vos entités de travail et vos unités de production ont-elles été performantes en 2022 ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ?

En attendant que les documents de synthèse annuelle (bilans et résultats des comptes d’exploitation) vous fournissent des réponses qui viendront infirmer ou confirmer ce que vous savez déjà, c’est l’occasion de vous rappeler la nécessité d’organiser avant la fin du premier trimestre 2023, le rendez-vous annuel de chaque hiérarchie avec ses subordonnés directs au sein de votre entreprise. De quoi s’agit-il ? « L’entretien annuel d’évaluation des collaborateurs ». Et pourquoi devez-vous le réussir dans votre entreprise à la fin ou au début de chaque année ? Je suis persuadé que la lecture de cet article vous fournira des réponses claires et satisfaisantes à ce sujet. N’hésitez pas de faire un commentaire à la fin de votre lecture, si cet article vous a intéressé.

Redouté par certains et apprécié par d’autres, l’entretien annuel d’évaluation est considéré par plusieurs responsables d’entreprises comme une tâche administrative qui fait perdre du temps. Chez d’autres managers, c’est un exercice négligé et plusieurs fois différé, qui est préparé à la hâte pour juste s’en débarrasser le plus vite. Or, pour tous les entrepreneurs, managers et gestionnaires qui l’ont institué comme une coutume dans leurs entreprises, les entretiens annuels d’évaluation constituent un “acte essentiel de management”, qui révèle la capacité du chef d’entreprise ou de la hiérarchie à diriger, à gérer et à motiver ses collaborateurs.

Ce rendez-vous annuel, qui est une véritable opportunité d’expression de chaque agent avec sa hiérarchie, doit être incontournable, surtout en fin d’année ou en début d’année. Certes, l’entretien annuel d’évaluation n’est pas une obligation prévue par le code du travail. Mais, ce moment privilégié d’un entretien en tête-à-tête entre chaque hiérarchie et chacun de ses subordonnés doit être systématique, et tout le personnel de l’entreprise doit être concerné.

En effet, chaque entreprise, indépendamment de sa taille (petite, moyenne ou grande), doit choisir la période qui convient le mieux par rapport à cet entretien. Généralement il faut le faire entre le mois d’octobre de l’année N et le mois de Mars de l’année N+1. Par exemple, si vous ne l’avez pas fait entre octobre et décembre 2022, il n’est pas tard. Vous pouvez organisez vos entretiens annuels d’évaluation entre les mois de janvier et mars 2023.

Maintenant, voyons quel est son intérêt. Quel est au juste l’importance et l’intérêt d’organiser les entretiens annuels d’évaluation des collaborateurs de manière systématique dans votre entreprise ? Et quel est l’objectif principal de ce rendez-vous ?

L’objectif principal de l’entretien annuel (côté hiérarchie) est d’évaluer l’action d’un collaborateur au cours de l’année qui vient de passer, d’inciter celui-ci à mieux faire en améliorant ses points forts, et à ne pas répéter les erreurs commises. Cet entretien permet de préciser à l’agent subordonné la façon dont sa hiérarchie directe apprécie son travail. Ce même entretien vise aussi à clarifier ce que l’entreprise, (à travers le supérieur hiérarchique direct), attend de chaque agent subordonné, sur la base de nouveaux objectifs personnalisés à atteindre, qui doivent impacter positivement les performances globales de l’entité de travail et de toute l’entreprise au cours de la nouvelle année qui commence.

Pour l’agent évalué, l’entretien individuel annuel est une opportunité majeure de s’exprimer sur plusieurs sujets. Notamment sur l’appréciation de ses résultats, sur la clarification de sa contribution dans la réalisation des objectifs de l’année passée, sur son implication dans la définition de ses objectifs professionnels pour la nouvelle année qui commence. Cela passe nécessairement par : 1) le dressage d’un bilan de son année écoulée, 2) le listage de ses principales réussites et difficultés, 3) le point sur ses compétences, 4) l’identification des points d’amélioration, 5) l’ouverture à l’écoute et aux critiques constructives de sa hiérarchie, 6) l’expression de ses besoins face aux problèmes et aux difficultés qu’il a rencontrés, 7) l’énoncé de ses propositions sur tout ce qui peut améliorer les performances de l’entreprise et la qualité de vie au travail.

Ceci dit, en plus des objectifs principaux de cet exercice tant attendu par certains employés, et tant redouté par d’autres collaborateurs, les entretiens annuels d’évaluation apportent également à l’entreprise des réponses très précieuses sur plusieurs questions : i) L’entreprise devra-t-elle recruter, et sous quel délai ? ii) L’entreprise doit-elle mieux former son personnel, et sur quels aspects ? iii) Les collaborateurs sont-ils heureux dans leur travail, si oui, qu’est-ce qui les motive avec plaisir ? iv) Quelle est la politique de ressources humaines à mettre en place, et pour quelle finalité ?

Comme vous le voyez vous-mêmes, grâce aux entretiens annuels d’évaluation, l’entreprise possède des informations pertinentes pour dresser une cartographie des compétences de son organisation, pour anticiper l’avenir, et pour construire une politique de formation évolutive et parfaitement adaptée à son contexte.

Maintenant que vous êtes clarifiés sur les objectifs et les apports multi-significatifs de ces entretiens, parlons maintenant des conditions de leurs réussites avant de conclure.

La réussite de l’entretien annuel d’évaluation dépend dans une large mesure de la façon dont il est conduit. S’il est mal préparé ou mal organisé, l’entretien annuel d’évaluation peut être contre-productif, au point de démoraliser les collaborateurs les plus loyaux et les plus enthousiastes. C’est généralement le cas lorsque les évaluations sont biaisées par des émotions et des considérations subjectives, au lieu d’être réalisées sur des bases purement rationnelles et objectives. Résultats des courses, les entretiens annuels d’évaluation sont critiqués et jugés inefficaces, les intentions sont mal comprises de part et d’autre, et les frustrations commencent à envenimer les relations entre les hiérarchies et leurs subordonnés.

Par contre, si l’entretien annuel d’évaluation est bien piloté de A à Z, cet outil de gestion, de progression et d’optimisation des ressources humaines, contribuera à la motivation de vos collaborateurs et à l’amélioration du climat social en entreprise, deux éléments indispensables à la croissance de toute entreprise.

Voici quelques conseils pour réussir vos entretiens annuels d’évaluation. 1) Comprenez les enjeux de ces entretiens ; 2) Mettez en place un processus identique pour tous les salariés afin d’éviter toute discrimination ; 3) Informez les collaborateurs sur les méthodes d’évaluation ; 4) Préparez un fil conducteur qui contient les questions que vous pourrez poser ; 5) Convenez d’une date et d’une heure pour un entretien en tête-à-tête n’excédant pas 90 minutes ; 6) Pour un nouveau collaborateur, appuyez-vous sur la fiche de poste qui détaille ses missions et ses objectifs définis, 7) Pour les anciens collaborateurs, référez-vous au rapport d’entretien de l’année précédente ; 8) Valoriser le travail de vos collaborateurs et leurs talents ; 9) Projetez-vous tous les deux dans le futur de l’entreprise ; 10) Mentionner clairement vos envies ; 11) N’attendez-pas tout de l’entretien annuel d’évaluation ; 12) Réaliser un suivi post-entretien avec le collaborateur sur le niveau de réalisation des objectifs SMART convenus.

En conclusion, tout chef d’entreprise ou manager qui dirige au moins un salarié, doit intégrer l’entretien annuel d’évaluation dans son agenda d’activités. Il doit veiller à ce que les procédures et les outils nécessaires à ce rendez-vous annuel soient élaborés, mises en place et bien suivis par l’ensemble de ses collaborateurs. (Manuel à destination des hiérarchies et de leurs collaborateurs, calendrier de la campagne des entretiens, grilles d’auto-évaluation, fiches de postes, récapitulatif des objectifs, enquête de satisfaction,…).

À défaut de ça, et s’il souhaite économisez le temps, tout manager ou chef d’entreprise peut remplacer le format traditionnel des entretiens annuels d’évaluations par des revues hebdomadaires des performances, et par des sessions mensuelles de coaching de ses agents. Mais à condition d’identifier leurs besoins de formation, d’améliorer les systèmes de gestion, de bannir complètement les environnements de travail défavorables, de rester cohérent avec la culture d’entreprise, et de maintenir la justice et l’équité en matière de rémunération.

En définitive, qu’il soit réalisé dans sa forme traditionnelle standard ou dans ses formes modernes alternatives qu’impose notre environnement VUCA (volatile, incertain, complexe et ambigu), l’entretien annuel d’évaluation reste un dispositif nécessaire et incontournable pour prendre le pouls de ses effectifs, et pour comprendre les leviers de la motivation de son personnel. En d’autres termes, et malgré les critiques qu’il peut subir, l’entretien annuel d’évaluation reste pour plusieurs patrons et managers, un excellent outil de pilotage des compétences, de la performance et des carrières. Voilà ce que nous avons reconnu, voilà ce qui est ; À vous d’entendre et de mettre à profit.

Avez-vous trouvé cet article instructif et satisfaisant par rapport aux problèmes, aux attentes et aux besoins de votre entreprise ? Faites-moi part de votre appréciation en laissant un commentaire.

Si vous êtes intéressés par une formation, un accompagnement ou une intervention pour « réussir vos entretiens annuels d’évaluation », cliquez ici.


Christian E. MBONGO (Author and publishing manager)
Proyot E-magazine, The New Spirit of Business in Africa !

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